Business Focus

Kiedy WMS zacznie na siebie zarabiać?

Auswertungen

Pytanie o zwrot z inwestycji ROI (return on investment) pojawia się u każdego inwestora lub menedżera odpowiedzialnego za logistykę w przedsiębiorstwie. Jakkolwiek sama świadomość korzyści płynących z wyposażenia każdego magazynu w rozwiązanie WMS jest dość wysoka wśród osób decyzyjnych, tak kwestia zwrotu z tej inwestycji jest sprawą dość skomplikowaną i niełatwą do precyzyjnego ustalenia. Jak zatem poradzić sobie z wyliczeniem ROI?
ROI to wskaźnik rentowności stosowany w celu mierzenia efektów wynikających z inwestycji w wybranym okresie. Taka analiza pozwala na identyfikację potencjalnych obszarów oszczędności oraz umożliwia oszacowanie czasu zwrotu zainwestowanego kapitału.

Jak się przygotować do wdrożenia?
Przed wdrożeniem rozwiązania klasy WMS należy ściśle określić cele projektu. Implementacja tego systemu w gospodarce magazynowej i dystrybucji umożliwia optymalizację stosowanych procedur, obniżenie kosztów i zwiększenie efektywności procesów w magazynie. To są ogólnie sformułowane efekty funkcjonowania WMS-a, każdy inwestor natomiast musi określić docelową funkcjonalność systemu. To odpowiedni moment do rozważenia kwestii, w jakim stopniu inwestycja przyczyni się per saldo do kondycji przedsiębiorstwa. Aby znaleźć odpowiedź należy dokonać dokładnej analizy możliwości proponowanego systemu. Warto także zasięgnąć informacji od firm, które wdrożyły system klasy WMS. Przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej, polegającej na ustaleniu głównych oczekiwań względem rozwiązania, umożliwia dokonanie  najlepszego wyboru spośród wielu konfiguracji systemu, tak by został w pełni dostosowany do indywidualnych potrzeb klienta.

Teoria to nie wszystko
Menedżerowie logistyki i magazynowania są doskonale zorientowani w kwestii możliwości rozwiązań WMS z operacyjnego punktu widzenia i są w stanie prognozować wzrost wydajności samych procesów magazynowych. Znacznie trudniej jest oszacować oddziaływanie rozwiązania na cały ekosystem przedsiębiorstwa, gdyż wraz z pojawieniem się WMS-a, ulega zmianie wiele innych procesów. Przykładowo, bezpośrednim skutkiem redukcji błędów w dystrybucji towarów do klienta jest ograniczenie kosztów transportu oraz obsługi w magazynie, natomiast pośrednio wpływa także na zmniejszenie pracy działu finansowego oraz call center. Szersze spojrzenie na całość procesów wewnątrz przedsiębiorstwa umożliwia właśnie analiza ROI.
Kiedy przeprowadzić analizę ROI?
Według ekspertów, analiza ROI planowanej inwestycji nie może być przeprowadzana zbyt wcześnie. Teoretycznie przyjmuje się, że taki audyt powinien odbyć się nie wcześniej niż dwa lata przed wdrożeniem. Kluczowym zadaniem inwestora jest sukcesywne gromadzenie szczegółowych materiałów, które zostaną wykorzystane do analizy. Równie istotna jest postawa polegająca na pełnej gotowości do dialogu oraz zaufaniu do firmy doradczej. Dogłębna analiza wymaga otwartości i przekonania zleceniodawcy do słuszności tego działania.
ROI krok po kroku
Pierwszym etapem skomplikowanego procesu analizy ROI jest wypełnienie przez inwestora kwestionariusza, który będzie stanowił podstawową bazę wiedzy. Następnie, pracownik firmy doradczej zostaje wydelegowany do placówki firmy zainteresowanej wdrożeniem rozwiązania WMS, gdzie spotyka się z menedżerem logistyki lub magazynu i ustala z nim szczegółową listę wymagań względem systemu. Po sesji teoretycznej kolejnym etapem jest przyjrzenie się samemu magazynowi. Wówczas następuje dokładna analiza wszelkich zachodzących procesów, podczas której niezbędne są wizyty także w innych działach firmy, przede wszystkim w księgowości. Taka wizyta daje szeroki wgląd w procesy i specyfikę funkcjonowania przedsiębiorstwa.
Następnym krokiem jest dokładna analiza zebranych danych i wykonanie stosownych obliczeń. Ten proces może trwać nawet kilka tygodni. Następnie dochodzi do ponownego spotkania z inwestorem, by przedstawić mu wyniki analizy.

Werdykt
Wyniki analizy ROI najczęściej przedstawiane są na spotkaniu z zarządem firmy. Badanie określa zakładany wzrost wydajności przedsiębiorstwa oraz wymierne oszczędności finansowe jakie odniesie przedsiębiorstwo. Prezentując wyniki analizy zawsze przedstawia się potencjalnie najlepszy i najgorszy scenariusz. Rzecz jasna, oprócz samych wyliczeń pokazuje się także metodologię uzyskania potencjalnych wyników – pozwala to lepiej zrozumieć cała procedurę. Zakłada się, że zwrot z inwestycji WMS powinien nastąpić w okresie od 8 do 18 miesięcy od momentu uruchomienia systemu. Za mniej zadowalający wynik uznawany jest zwrot w okresie powyżej dwóch lat.
Analiza ROI pozwala nie tylko poznać możliwości działania systemu WMS, ale też daje możliwość lepszego zrozumienia funkcjonowania całego przedsiębiorstwa. Jest to dobry sposób aby pokazać, w jaki sposób można usprawnić procesy magazynowe oraz zwiększyć wydajność przedsiębiorstwa w każdym konkretnym przypadku.